İSTANBUL PİNYANİŞİLİLER AİLE MENSUPLARI DERNEĞİ

1. Veri Sorumlusunun Kimliği

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("Kanun") uyarınca veri sorumlusu; Fatih Mahallesi 1870. Sokak Dış Kapı No: 1 İç Kapı No: 41, Bağcılar/İstanbul adresinde bulunan, 34-299-095 kütük numaralı İstanbul Pinyanişililer Aile Mensupları Derneğidır ("İPAMDER" veya "Dernek"). Bu metin, internet sitesindeki iletişim formunu kullanan kişilerin kişisel verilerinin nasıl işlendiği konusunda aydınlatılması amacıyla hazırlanmıştır.

2. İşlenen Kişisel Veriler

İletişim formu aracılığıyla ad ve soyadı, e-posta adresi, konu başlığı, mesaj içeriği, formun gönderildiği tarih ve saat, talep/şikâyet durumu ve cevap kayıtları işlenir. Formun ve internet sitesinin güvenliğinin sağlanması amacıyla IP adresi, yaklaşık konum bilgisi, tarayıcı/cihaz ve işletim sistemi bilgisi, yönlendiren sayfa, işlem ve hata kayıtları gibi bağlantı ve işlem güvenliği verileri de otomatik olarak oluşabilir.

3. İşleme Amaçları

• Talep, öneri, şikâyet ve bilgi isteklerinin alınması, sınıflandırılması, ilgili görevliye yönlendirilmesi ve cevaplandırılması;
• Başvuru sahibiyle iletişim kurulması, yazışma bütünlüğünün korunması ve aynı başvurunun takibinin yapılması;
• Dernek faaliyetlerinin, hizmetlerinin ve internet sitesinin geliştirilmesi;
• Kötüye kullanım, istenmeyen ileti, sahtecilik ve siber güvenlik olaylarının önlenmesi;
• Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve muhtemel uyuşmazlıklarda hakların tesisi, kullanılması veya korunması.

4. Hukuki Sebepler

İletişim ve talep kayıtları; Kanun'un 5'inci maddesindeki bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması, Derneğin hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması ve ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Derneğin meşru menfaati için veri işlemenin zorunlu olması şartlarına dayanılarak işlenir. Talebin kurulmuş veya kurulması düşünülen bir hukuki ilişkiyle doğrudan ilgili olması hâlinde sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olma şartı da uygulanabilir. İletişim formunun gönderilebilmesi için ayrıca açık rıza istenmez.

5. Toplama Yöntemi

Kişisel veriler, kişinin internet sitesindeki alanları doldurup formu göndermesiyle elektronik ortamda; devam eden yazışmalar sırasında e-posta, telefon veya posta yoluyla; internet sitesinin işletilmesi sırasında ise güvenlik ve sistem kayıtları üzerinden tamamen veya kısmen otomatik yollarla toplanır.

6. Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel veriler, yalnızca talebin niteliği ölçüsünde yetkilendirilmiş Dernek yöneticileri ve görevlileri tarafından görülür. Teknik hizmetin sağlanması için barındırma, e-posta, yedekleme, siber güvenlik ve bakım hizmeti veren veri işleyen tedarikçilere; kanuni yükümlülük veya usulüne uygun resmî talep bulunması hâlinde yargı mercileri, kolluk ve yetkili kamu kurumlarına gerekli olanla sınırlı aktarım yapılabilir. Veriler kamuya, diğer form kullanıcılarına veya yetkisiz üyelere açıklanmaz.

İnternet sitesi veya iletişim altyapısında yurt dışında bulunan bir hizmet sağlayıcıdan yararlanılması hâlinde aktarım, Kanun'un 9'uncu maddesindeki yeterlilik kararı veya uygun güvence mekanizmalarından biri hukuken kurulmadan gerçekleştirilmez. Düzenli barındırma ve iletişim hizmetleri bakımından genel nitelikli bir açık rıza, tek başına sürekli yurt dışı aktarım yöntemi olarak kullanılmaz.

7. Saklama Süresi

Rutin iletişim talepleri, cevaplanıp kapatıldıktan sonra en fazla iki yıl; bilgi güvenliği kayıtları en fazla on iki ay saklanır. Talebin bir üyelik, sözleşme, resmî başvuru, idari inceleme veya hukuki uyuşmazlıkla ilişkili olması hâlinde ilgili kayıtlar özel mevzuattaki saklama süreleri ve uygulanabilir zamanaşımı süresince muhafaza edilebilir. Süre sonunda veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

8. İlgili Kişinin Hakları ve Başvuru

Kanun'un 11'inci maddesi uyarınca kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme; işlenmişse bilgi talep etme; işleme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme; yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme; eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme; şartları oluştuğunda silinmesini veya yok edilmesini isteme; düzeltme ve imha işlemlerinin aktarım yapılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme; münhasıran otomatik sistemlerle analiz sonucu aleyhe bir sonuca itiraz etme ve Kanun'a aykırı işleme nedeniyle zararın giderilmesini isteme haklarına sahipsiniz.

Başvurular Fatih Mahallesi 1870. Sokak Dış Kapı No: 1 İç Kapı No: 41, Bağcılar/İstanbul adresine yazılı olarak veya daha önce Derneğe bildirilmiş ve Derneğin sisteminde kayıtlı e-posta adresi üzerinden info@pinyanisililerdernegi.org adresine iletilebilir. Ayrıntılı yöntem ve zorunlu bilgiler, ayrıca yayımlanan “KVKK Başvuru Usulü ve Başvuru Formu”nda açıklanmıştır. Başvurular en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır. WhatsApp ve sosyal medya mesajları resmî KVKK başvuru kanalı değildir.